Sistema de Gestão Eletrônico de Patrimônio Documental
O Sistema de Gestão Eletrônico de Patrimônio Documental é uma poderosa ferramenta na implantação de um controle e gestão do patrimônio documental de instituições públicas e privadas, na forma de pastas, processos, caixas ou livros, bastando-se para isso a seleção correta do tipo de etiqueta inteligente RFID a ser vinculado ao conjunto documental. É uma poderosa ferramenta para facilitar a localização e disponibilização dos conjuntos documentais, quando demandados.
Funcionamento
A partir do aplicativo web, os usuários cadastram no sistema aspectos quantitativos e qualitativos importantes dos conjuntos de documentos, como seu local de armazenamento, responsável, tipo de suporte, versão, título, assunto, descrição, entre muitos outros, além de possibilitar a digitalização e guarda do documento eletrônico no banco de dados. Permite ainda ao usuário, através do inventário eletrônico, atualizar dados que se alteram durante o tempo, como o local, o estado de conservação, o responsável entre outros dados.
A partir do uso de portais fixos, conjuntos de documentos com etiquetas inteligentes RFID e usuários com cartões inteligentes RFID, podem ser monitorados e, de forma automática, a base de dados é atualizada em tempo real, ou seja, o sistema registra todo o histórico de acontecimentos relacionados a cada conjunto documental, permitindo aos gestores deste patrimônio documental acompanharem sua localização e evolução, além de programar retorno dos documentos, descartes e transferências para outros centros de documentação.
O Sistema possui diversos relatórios e contando com uma base de dados flexível, é possível customizar relatórios específicos, exportar ou importar dados de sistema já existentes no cliente. No caso de instituições públicas também é possível disponibilizar parte ou todos os dados cadastrados para consultas por qualquer cidadão desde que o mesmo tenha acesso à internet.
Com a aprovação da Lei 12.527 de 18 de novembro de 2011, a Lei de Acesso à Informação, o Brasil dá mais um importante passo para a consolidação do seu regime democrático, ampliando a participação cidadã e fortalecendo os instrumentos de controle da gestão pública. Ao regulamentar o artigo 5º, inciso XXXIII da Constituição Federal, o Brasil, além de garantir ao cidadão o exercício do seu direito de acesso à informação, cumpre, também, o compromisso assumido pelo país ante a comunidade internacional em vários tratados e convenções.
O Brasil já é referência em matéria de divulgação espontânea de informações governamentais: o Portal da Transparência do Governo Federal, criado e administrado pela CGU, já foi várias vezes premiado, nacional e internacionalmente, sendo considerado um dos mais completos e detalhados sites de transparência do mundo. Faltava-nos, no entanto, uma lei que regulasse o acesso amplo a qualquer documento ou informação específica buscados pelo cidadão. A Lei 12.527 representa uma mudança de paradigma em matéria de transparência pública, pois estabelece que o acesso é a regra e o sigilo, a exceção. Qualquer cidadão poderá solicitar acesso às informações públicas, ou seja, àquelas não classificadas como sigilosas, conforme procedimento que observará as regras, prazos, instrumentos de controle e recursos previstos.
O desafio, agora, é assegurar a implementação desta Lei. Devemos enfrentar desafios de natureza técnica e tecnológica e também de caráter administrativo, que incluem a necessidade de recursos financeiros e humanos - estes, devidamente capacitados - para garantir a observância do que dispõe a Lei. Além disso, teremos que vencer a cultura do sigilo que, de forma silenciosa e invisível, ainda se constitui um dos grandes obstáculos para a abertura dos governos.
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